Dags att byta kontor? – en checklista

En företagsflytt är ett stort projekt, men också ett gyllene tillfälle för att genomföra förändringar och förbättringar. Det gäller att vara väl förberedd och tydligt informera personalen på ert kontor vad som komma skall. Men förändring är positivt och en flytt är ett ypperligt tillfälle att genomföra nödvändiga förändringar.

Det är viktigt att driva flyttprojektet strukturerat och börja i rätt ände. Använd vår checklista så har du goda förutsättningar för att lyckas.

Effektiv lokalsökning

Börja med att kartlägga organisationen och behoven. Hur många är ni idag och hur många är ni om 3 år?
Sedan är det dags att kartlägga hur ni arbetar.
Hur ser ert kontor ut idag?
Fundera och diskutera om öppet kontorslandskap eller egna rum lämpligast för er. Normalt kan man räkna 10-15kvm/person för öppet kontorslandskap och 15-25 kvm för kontorsrum. Det finns även andra former att titta på.
Det har på senare år blivit allt vanligare med kontor där man inte har en egen kontorplats utan enbart egen förvaring.

Gå igenom vilka övriga utrymmen som behövs för ert kontor

  • konferens
  • reception/besöksyta
  • arkiv/förråd
  • teknikytor (server/kopiering)
  • pentry
  • dusch
  • vilrum
  • parkering
  • etc…

Arbetsmiljö på ert kontor

Det är viktigt att inte glömma att en bra arbetsmiljö kräver god ventilation, bra arbetsbelysning och bra ljudmiljö. Ställ krav i ett tidigt skede så vet fastighetsägaren vilka behov ni har.

Geografi/ kommunikationer

Vad är viktigt för er? Skyltläge? Vissa företag kartlägger personalens resor till och från jobbet, medan några är väldigt kundorienterade. Andra företag måste ha ett visst geografiskt läge för att attrahera rätt kompetens. Var noggrann så vet du vart du ska börja leta kontor.

Säkerhet

Säkerhetsaspekterna är viktiga när ni söker lokal. Hur kan ni skydda er verksamhet på bästa sätt? Vilka lösningar är lämpliga i just detta kontor? Vilka krav ställer ert försäkringsbolag på er verksamhet?

Ekonomi

Vad får nya lokalen kosta och vad betalar ni i hyra idag? Ta fram en flyttbudget och se om ni hittar underlag för vad förra flytten kostade. Titta även på vad ni för olika avtal som berörs av flytten (service, städ, etc…).

Kravspecifikation för ert nya kontor

Utforma sedan er kravspecifikation. Behöver ni hjälp att ta fram en utförlig kravspecifikation? Kontakta oss gärna så hjälper vi till. Vi utför lokalsökningar i hela Sverige.

Sök lokal

När ni vet exakt vad ni ska leta efter är det dags att börja söka ny lokal. Låt oss hjälpa er, kostnadsfritt, eller använd de kanaler som ni har tillgång till. Kontakta fastighetsägare direkt om ni vet något speciellt läge som tilltalar er.

Jämför lokaler

Jämför de olika inkomna alternativen. Välj ut max 3 stycken. Gå på visning. Detta är tidskrävande, försök att genomföra alla visningar samma dag.

Hyresförhandling

Ta in offerter på de lokaler som är intressanta. Förhandla med minst 2-3 hyresvärdar parallellt. Här finns stora möjligheter att spara mycket pengar, men även många fallgropar. Vår erfarenhet av detta är att det lönar sig alltid att ta in extern hjälp. Du kan sköta mycket av förhandlingen själv, men låt alltid någon expert gå igenom hyresavtalet. Det kan spara dig 10-15% av din hyreskostnad och eventuella oförutsedda kostnader under processen eller hyrestiden.

När hyreskontraktet är påskrivet

  • sätt samman en flyttgrupp, utse ansvarsområden
  • anlita en inredningsarkitekt vid behov
  • utnämn projektledare eller anlita extern projektledare
  • fastställ tidsplan
  • informera anställda
  • informera fastighetsägare – beställ flyttbesiktning
  • kontakta ev entreprenör, eller hyresvärds entreprenör
  • upphandla kontorsmöbler i god tid (kan vara långa leverenstider)
  • se över och nyteckna avtal (exempelvis städ, el, it, tele)
  • kontakta försäkringsbolag
  • säkerställ att försäkringen gäller under flytten
  • tilläggsförsäkra eventuella klenoder (ex konst)
  • kontrollera eventuella myndighetskrav på verksamheten
  • finns befintligt dokumenterat datanät i nya lokalen?
  • inventera befintliga kontorsmaskiner, kontrollera behov
  • anlita flyttfirma
  • beställ visitkort, brevpapper etc
  • fasadskylt
  • lås och larm, nya och gamla lokalen (kontrollera med försäkringsbolag)
  • adressändra

 

INFORMERA INTERNT OCH EXTERNT OM FLYTTEN.

DETTA ÄR ETT BRA TILLFÄLLE ATT KONTAKTA GAMLA KUNDER. BJUD IN DEM TILL ER NYA LOKAL!

Kontakta oss nu

Har du en lokal att hyra ut eller söker du en lokal?

Kontakta oss nu

SvenskaSajter.com – Den ständigt växande länkkatalogen
SvenskaLänkar.com - en bra svensk seo-optimerad länkkatalog
1000länkar.com - gratis länkkatalog
SvenskaHemsidor.com – Gratis länkkatalog
länkkatalog Favoritlistan.se
Lanksida.se